Hace un tiempo que varias personas nos contactan al mail del GUG RosarioGX (contacto@rosariogx.com.ar) comentando que tienen interés de armar un GUG en su ciudad. Como yo tengo la manía de ir documentando todos los procesos en los que participo, y de guardar todos los mails que envío y que recibo (tengo decenas de miles), hago aquí un compilado sobre todo lo que fui escribiendo sobre este tema.
Esta compilación no busca ser una formula exacta de como hacer las cosas, sino, más bien un log de como lo hacemos en RosarioGX; mas algunas interpretaciones, opiniones y delirios personales. No necesariamente todo lo que abajo se expone vaya a funcionar o sea transportable a otras realidades diferentes a la rosarigasina, pero tengo la esperanza de que algunos de estos datos SI, sirvan para repetir la experiencia en otras partes del mundo.
Bien, vamos al tema, quiero armar un GUG... Que hago??
Primero, hacer contacto con Artech
El referente de este tema en Artech es Armin Bachmann, el es quien orienta y alienta este tipo de experiencias. El es quien canaliza también el apoyo de Artech para los GUGs.
La primera reunión
Una vez dado el primer paso hay que organizar una primera reunión, informal, no es necesario que haya una agenda. Solo conocerse, hacer contacto, reencontrarse.
Lo principal de este encuentro es tratar de conformar un grupo coordinador. Este irá evolucionando con el tiempo, incorporando y perdiendo gente
Otro punto importante es investigar un poco sobre que está esperando la comunidad del nuevo grupo, una pequeña encuesta no estaría mal...
Lo bueno, es estar bien acompañado
Para empezar hacer un poco de ruido me parece importante tener uno o dos secuaces, personas de confianza, preferentemente que trabajen en otras empresas para que movilicen a otra gente, lo bueno de ser 2 , 3 ,4 personas de distintas empresas es que de esa manera casi siempre hay quorum para las actividades... Si todavía no consiguió a nadie, siga adelante, pero no olvide abrir la puerta cuando alguien golpee...
Los puntos de referencia del GUG
- Cuenta de Mail Grupal, Grupo de Mails, Blog, Album Web, Video Web
Estos son los puntos de referencia que usamos en RosarioGX, abajo va un comentario sobre cada uno de ellos.
El Mail de Contacto del GUG
Es el mail de contacto que se publica en el Wiki de Artech, este mail debería usarse para mandar las comunicaciones oficiales a los integrantes del GUG. Es bueno que no sea el de una persona en particular para que todos puedan usarlo (si el grupo es coordinado por varias personas, claro) y es bueno que tenga reglas de reenvío a los mails personales de todos los coordinadores,.
De esta manera cuando alguien se contacta, les llega a todos. Y además entre los coordinadores, cuando tienen que comunicarse no tienen que estar copiando todas las direcciones constantemente, se envia allí y listo. Hay un post mas abajo sobre este tema.
El Grupo de Mails
Pienso que es importante publicar un grupo de mails, GoogleGroups es un muy buen servicio, por ejemplo. Esto sirve para tener los contactos de la gente y que la misma pueda interactuar. La idea no es hacer un foro técnico, porque supongo que nunca sera mejor que los foros públicos que están en marcha y con miles de usuarios. Esto sería un foro tecno-social (una expresión que inventó Carlos Lucatti y que me gusta mucho), sirve para dar y recibir ayuda técnica y también para comunicar actividades, contactar gente, etc. Muchos de los mails que en los otros foros serían OFF Toppic aquí no lo son, es uno de los puntos de referencia más importantes del GUG.
En RosarioGX tenemos un grupo de mas de 200 participantes mayormente de Rosario y alrededores pero también se ha sumado gente de otras partes del mundo. Esto, como decía antes, ademas de ser un canal directo de difusión de las actividades, sirve para que la gente se vaya conociendo al menos virtualmente, vaya identificando nombres, comentarios, etc; a la larga será positivo cuando el encuentro sea real.
Le propuse que hagan esto mismo a la gente de Santiago de Chile y les está resultando!!! ellos tenían un foro web donde se debía ingresar a un sitio para ver las novedades y al cabo de un tiempo la gente dejó de postear. Cuando le comenté a Miguel Figueroa en Montevideo lo bien que nos funcionaba la Lista de Mails a nosotros en Rosario, me dijo que era difícil que la gente se enganche allá en Santiago.
Pero por suerte lo hicieron!!, desde el 8 de octubre a hoy, casi dos meses después, se han enviado más de 100 mensajes y hay 73 personas inscriptas en la lista... eso ya es todo un movimiento!!!
Un Blog para nuestro GUG
Es importante tener un un lugar donde dejar una memoria de todo lo que vamos haciendo bien puede ser un site si este está preparado para publicar noticias rápida y cómodamente, pero me gusta mas un blog. Este formato es muy cómodo, ya que es fácil de mantener, todo lo que se publica queda prolijamente presentado sin demasiado esfuerzo y la gente ya está acostumbrada al uso de los mismos, ya sea accediendo por la url o mejor desde su lector de feeds. Ya hablaré de eso en otro post.
En resumen, es la bitácora de viaje del GUG, todas las comunicaciones, comentarios, feedbacks, documentos, links, tienen que ir al blog, todo suma, ahí queda la historia del GUG. Optaría preferentemente por Blogspot por integración con otros recursos y con otros blogs de la comunidad Gx.
Fotos y Video en la Web
Así como es importante hacer actividades también es importante documentarlas. Por eso un album web y un repositorio de video web nos ayudan en RosarioGX a extender un poco más la documentación sobre de nuestro trabajo que está en el Blog. Tal es así que recién acabo de ver que que en el espacio Picasa de nuestro GUG hay más de 300 fotos que documentan todo lo que fuimos haciendo desde que arrancamos!!.
Que hacer con todo eso??
Después de la primera reunión queda conformado un primer grupo coordinador. Es momento de empezar a discutir que cosas hacer, que necesita la comunidad, analizar el resultado de la encuesta, recordar comentarios que nos hizo la gente que vino a la reunión, tratar de pensar si alguien más debería haber venido y por que no lo hizo. Hay que tomar cursos de acción inteligentes y plantear metas alcanzables. Ir dando pasos cortos, asegura pequeños éxitos y entrenamiento para desafíos mayores.
Además en algún momento habrá que pensar que cosas se podrán hacer en nombre del GUG y cuales no. En este link hay un documento que habla de este tema. No necesariamente esta debe ser una discusión que se de al principio, es posible empezar a funcionar sin eso, solo 'de buena voluntad' y luego de un tiempo definir este tema.
Ahora bien, una vez hecha la primera reunión, la mecánica sería esta:
1 - Se crea una cuenta de mail de contacto para el GUG (así todos los coordinadores pueden entrar)
2 - Se arma una lista mails administrada desde el mail creado, con los mails conseguidos en la reunión + los de nuestros contactos.
3 - Se organiza una actividad, en base a lo que la comunidad está demandando.
4 - Se manda la invitación a la Lista unos días antes (una semana mas o menos), así la gente tiene tiempo de agendarlo
5 - Se postea en el blog la invitación
6 - Se manda un recordatorio a la Lista ese mismo día y mails personales a cada uno de los que confirmaron para que no se olviden.
7 - Se desarrolla la actividad
8 - Se toman fotos y/o video
9 - Se suben las fotos al álbum Web y/o se publica el video
10- Se postea una nota en el blog con un feedback de la actividad y link el álbum de fotos y/o video
11- Se envía un mail a la Lista dando un pequeño feedback y un link al blog.
Con eso ya se genera movimiento en la Lista de mails unos días antes (invitación + confirmaciones de asistencia), el mismo día mandando el recordatorio y el día después con el feedback, y todo queda en el blog, en el album web y/o repositorio de videos.
Con una sola actividad la gente tiene noticias del GUG por lo menos 3 veces en su casilla y 2 en lu lector de Feeds!
Paralelamente a esto, es posible que los usuarios empiecen a hacerse consultas técnicas y enhorabuena! , así la lista tendrá movimiento casi diario por uno u otro camino.
Algunas opiniones de como manejarse con todos esos recursos.
- Los integrantes de la lista son nuestros colegas, hay que hablar con respeto, de igual a igual y no molestar con demasiados mails.
- No hay que inundar las listas públicas que tienen otro objetivo con nuestras publicidades, tan solo "para mostrarnos" hay gente a la que no le interesa una reunión en una ciudad a 5000km de la suya. Para eso tenemos nuestra propia lista donde sabemos que a todos los inscriptos les interesan nuestros avisos. Las reglas corrientes de uso responsable del correo también valen en este punto!!
- Hay que tratar de comunicar las cosas siempre de la misma manera para evitar malos entendidos. La gente que entra al blog espera encontrar la información presentada siempre de la misma manera. Por supuesto valen todas las premisas conocidas sobre como escribir un blog, aquí hay dos links sobre el tema: Como escribir un blog exitoso y Consejos para escribir un blog
- Hay que conciliar cada una de las decisiones entre todos los coordinadores, si no es posible hacer reuniones por todo, los documentos compartidos resuelven prácticamente este problema. En este link se comenta este tema
- Estar siempre con las puertas abiertas a nuevos coordinadores, siempre que alguien quiera ingresar debe poder hacerlo.
- Abrir el juego a otros participantes que quizás no estén dispuestos o no tengan tiempo para llevar adelante la coordinación del GUG pero posiblemente si estén dispuestos a hacer distintas tareas ocasionales como dar una conferencia, coordinar una Sesión Técnica, escribir una nota, preparar un documento, hacernos un contacto con alguien, etc
- Mantenerse al margen de las empresas de cada uno de los integrantes del Grupo... en esto se debe ser bien cuidadoso para que no se interprete la existencia del GUG como una movida comercial de tal o cual empresa.
- La tarea de coordinación debe ser placentera, si esto no es así, algo no anda bien. En el GUG RosarioGX pensamos que si no nos divertimos nosotros no podemos ser creativos ni proponer actividades interesantes.
Esto es todo por ahora espero seguir sumando párrafos a este texto en el futuro!
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