8 nov. 2007

Coordinación de GUGs y recursos virtuales compartidos


Creo que es vital el uso de soportes compartidos en la planificación y conducción de los grupos (GUGs), ya que la interacción y comunicación entre los coordinadores es decisiva para la concreción de los objetivos del grupo.

Principalmente me parece deseable tener una pequeña lista de mails formada por los organizadores donde enviar un mail para que todos vean y para que vaya quedando todos las conversaciones registradas. Una alternativa a esto sería una cuenta de mail común con reenvío a todos los organizadores, aunque lo malo es que no es muy fiable el repositorio de conversas anteriores.

De esta manera se eliminan malos entendidos, fallas de copia de direcciones, etc.
Otra herramienta extremadamente util son los documentos compartidos de google, estos son planillas simil excel, docs compatibles con word y ahora también presentaciones tipo ppt. Es servicio permite a un grupo de colaboradores editarlos y mantenerlos, incluso al mismo tiempo gracias a un sistema de sincronización. Estos documentos tienen un sistema de versionado que asegura el resguardo absoluto de la información y un seguimiento detallado de como fue evolucionando la misma.

Un doc compartido al principio es una hoja en blanco... parece una nimiedad, esta todo por hacer... no hay mucho valor en ese papel virgen, veremos que ese papel blanco vale mucho más que cualquiera de los que están en la carga de la impresora y que los docs en blanco que podamos crear en el procesador de documentos de nuestra pc.

Pensemos como se construye un documento en que varios, digamos unas 5 u 6 personas (por poner un nro) deben estar completamente de acuerdo.
Veamos la forma tradicional:
1 - Alguien hace un boceto
2 - Lo envía a todos los interesados
3 - Empiezan los problemas porque todos hacen correcciones y todos las envían a todos!!!!

Que pasa acá?
- El boceto debería reflejar la opinión de la mayoría y no generar tantas correcciones?
No, para eso es un boceto, está para ser corregido
- Los interesados deberían entender que expresar la opinión puede complicar la cosa y abstrenerse de las obsevaciones?
No para eso son consultados
- Los interesados deberían coordinar entre si e ir pasándose el boceto serialmente y así ir corrigiendo?
No! porque quien corrige primero no sabe lo que van a modificar los siguientes y no siempre puede acordar con ello...
- Quien hace el boceto debería tomarse el trabajo de enviarlo en forma particular, recibir las correcciones y redistribuirlas para posteriores correcciones?
Si puede ser... pero cuantas veces lo hará y re-hará? Tiene tiempo de hacerlo? Si lo hace una vez, la cosa se complica y surgen varias instancias de re-trabajo, querrá tomarse la responsabilidad de coordinar la creación de un nuevo doc en el futuro?

Parece increible que unas pocas opiniones distintas puedan llegar a complicar la situación al punto de tener que plantear la necesidad de una reunión face to face, pero es real y pasa a menudo.

Ahora pensemos en la mecánica de documentos compartidos,1 - Alguien abre un doc compartido en la red
2 - Incluye como editores a cuantas personas necesite incluir
3 - Las personas reciben un mail con un link y ya pueden ingresar a editarlo.
4 - Los editores ingresan desincronizadamente y cuantas veces quieran a mirar o a hacer cambios
5 - Todos los cambios quedan versionados, los borrados, modificaciones y agregados, todo, todo nada se piede!!!
6 - Incluso si es necesario llamar la atención del equipo es posible mandar mails desde el documento reenviando el link y ademas un texto por ejemplo "Por favor compañeros pasen por el doc compartido y vean si están de acuerdo con los cambios que hice, mañana tenemos que entregarlo!!!"

Este un soporte incomparable para montar un brainstorm en cuestión de segundos. A esto podría agregarse la sugerencia de que al lado de cada comentario los editores peguen su foto o usen un color determinado o usen alguna especie de tag tipo ... o bien todas estas opciones juntas. Esto es para no tener que recurrir al versionador para saber quien propuso cada idea. Siempre hablando de una dinámica de brainstorm donde las opiniones son muchas, variadas y desorganizadas por lo general.

Definitivamente, esta es una gran herramienta si consideramos que pueden plasmar ahí, sus ideas muchas personas que no siempre están en el mismo espacio físico y que no siempre pueden hacerlo sincronizadamente.
La otra opción es la reunión personal... pero incluso de esta manera puede llegarse a la misma con algo ya pre-acordado o bien minimizar las reuniones de trabajo/discusión y dejar las face to face solo para relax!


Comentario:
En el GUG RosarioGX usamos permanentemente estos recursos lo que nos posibilita proponernos metas mayores en función del tiempo que tenemos para dedicar a la coordinación del grupo.

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